ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Algemeen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die onder de vlag van de Europese Unie (General Data Protection Regulation of GDPR) al van kracht is van kracht sinds 25 mei 2018 en dient ook daadwerkelijk gehandhaafd worden. Doel van de AVG is om personen te beschermen en duidelijke richtlijnen te scheppen voor organisaties die persoonlijke gegevens verwerken. De AVG waarborgt dat persoonlijke gegevens zorgvuldig worden verwerkt, niet worden misbruikt en niet langer bewaard worden dan nodig is. Ook stichting Dierenvoedselbank Animalcare Limburg (kortweg ACL) dient zich hieraan te houden.

Gebruik persoonsgegevens

Iedereen, die een noodhulppakket aanvraagt, ontvangt een standaard inschrijfformulier met verzoek tot aanlevering van een aantal bewijsstukken.. Wordt deze persoon toegelaten tot het klantenbestand of op de wachtlijst geplaatst dan wordt met diens gegevens identiek gehandeld als in de navolgende alinea. Wordt deze persoon niet geaccepteerd dan bewaren wij deze gegevens ten dele (naam + BSN nummer) voor de periode van 1 jaar om zodoende te voorkomen dat een persoon ten onrechte aanvragen blijft doen. Uiteraard is een verandering van diens financiële situatie een reden om een aanvraag opnieuw in behandeling te nemen.

ACL hanteert een klantenbestand waarin vastgelegd is wie klant is, of op de wachtlijst staat voor een noodhulppakket (klantnummer, naam, woonplaats en soort & aantal aanwezige huisdieren. Daarnaast wordt er middels een code aangegeven of klant lid is van een reguliere voedselbank, een bewindvoerder of schuldhulpverlener heeft of bankschriften heeft overlegd bij diens aanvraag. Dit doen wij om klanten zo veel mogelijk van dienst te kunnen zijn tijdens diens lidmaatschap en/of wachtperiode. Deze gegevens worden nog 2 jaar bewaard nadat het lidmaatschap is beëindigd (of dat iemand van de wachtlijst is gegaan zonder toewijzing van een noodhulppakket).

Naast de gegevens in het klantenbestand bewaren wij ook gedurende de registratie gegevens met betrekking tot het beschikbaar budget van de klant, hetgeen cruciaal is voor toekenning van het noodhulppakket. Dit doen wij door het inschrijfformulier op een veilige plek te bewaren. De bewijsstukken die aangeleverd dienen te worden bij inschrijving, zullen na verwerking onmiddellijk worden vernietigd. Bij een afwijzing worden inschrijfformulier én bewijsstukken onmiddellijk vernietigd.

Inzage persoonsgegevens

Alleen bestuursleden, en vrijwilligers welke deze gegevens moeten verwerken, hebben toegang tot alle persoonsgegevens en andere persoonlijke informatie. Zij zijn bij hun aanstelling hiertoe bevoegd en zij dienen zich aan strikte geheimhouding hiervan te houden. Vrijwilligers, welke helpen bij de uitdeelpunten en tijdens ACL acties, hebben geen inzage in deze gegevens (uitsluitend indien zij werken op een uitgiftepunt waarbij zij naam en samenstelling van het noodhulppakket kunnen inzien), dienen zich daarnaast ook verre te houden van het verspreiden van enige kennis betreffende de klanten en personen op de wachtlijst.

Indien een klant, of persoon op de wachtlijst, inzage wenst in de vastgelegde persoonsgegevens en persoonlijke informatie dan kan deze een schriftelijk verzoek hieromtrent in te dienen middels een e-mail naar bestuur@dvbanimalcare.nl of telefonisch via 06-51762552 (ma-di & do-vr 10-17u). Men kan alleen maar een verzoek indienen voor inzage in diens eigen gegevens. Bent u bewindvoerder dan dient u dit schriftelijk (of per e-mail) aan te vragen inclusief een toestemming van onze klant (of persoon welke op de wachtlijst staat) bij te voegen. Hierbij geldt dat een bewindvoerder uiteraard alleen de gegevens kan opvragen van personen welke via hem/haar zijn aangemeld én diens eigen klanten zijn.

Indien een klant zijn registratie wenst te beëindigen of vanwege in strijd met het reglement zijnde handelingen heeft verricht, en welke zijn klantenkaart vervolgens (na kennisgeving) niet binnen 7 dagen heeft ingeleverd, zal worden gemeld bij dierenartsen welke korting geven op vertoon van de klantenkaart. De (ex)klant is op dat moment in overtreding en strafbaar. Genoemde dierenartsen ontvangen uitsluitend de naam, adresgegevens, woonplaats van de (ex)klant om misbruik verder uit te sluiten.

Datalek

Het bestuur zal proberen te voorkomen dat er persoonsgegevens ongeoorloofd aan derden zal worden overhandig, voor welke redenen dan ook. Er worden verder geen persoonlijke gegevens op internet geplaatst (of bewaard) en verzending binnen de stichting gebeurd uitsluitend via een beveiligd netwerk. Mocht iemand alsnog constateren dat diens gegevens via, of door middel van een ander datalek, met oorsprong bij ACL, alsnog gebruikt worden (op welke wijze dan ook). Dan dient deze persoon dit onverwijld te melden bij de stichting, Er zal dan, vanuit de stichting, een onderzoek gestart worden van wat de gevolgen voor deze persoon zijn, welke gegevens nodig zijn voor een melding en dit vervolgens melden bij de “Autoriteit Persoonsgegevens”.